便利な機能にも心遣いを忘れずに
電子メールは大変便利で、メモや電話代わりの道具として、多くの人に活用されています。しかし、便利さゆえに、使用法を少しでも間違うと大変なマナー違反になります。正しい使い方をし、うっかりミスを避けつつ、仕事に活用したいところです。
まず、電子メールを送信する立場からみて最も気になるのは、相手がそれを読んでくれたかどうかです。ですから、受信者はなるべく早く返信するようにします。内容によってはすぐ返事ができない場合があります。そのときは、せめて、メール受信の確認だけは、相手に伝えることが、ビジネスシーンでは重要です。この点、パソコンの機能に、受信の際、相手にメールを開いたということを知らせてくれるようお願い？強要？するものがあります。
確かに、送信者にしてみると、相手が読んでくれているのかいないのかが確認できずに、やきもきしなくて済むので、このシステムを利用したい気持ちはわかります。しかし、送信した内容が、お願いごとだったらどうでしょう。またそんな人はいないと思いますが、つい今までの習慣で、お礼状にも受信の確認を強要していたとしたら、どうでしょうか。マナーの考えからすると、このシステムを使用するときは、ＴＰＯを十分に意識しなくてはなりません。
先の例では、お礼状を読んでくれたかと催促しているようなものです。送信した内容によって、緊急で返事が欲しいのであれば、確認の意味を込めて、送信したことを電話などで伝え、返事もすぐ欲しいのでよろしく頼むと依頼してみたらどうでしょうか。
特に目上の人や、ビジネスの相手、就職希望先の採用担当者には、メールという便利なツールをどのような場面でも使える万全なものとして使用することは、避けたいものです。メールのもつメリットやデメリット、そして使用方法をよく考えて、万全を期すとともに、「使い分け」をすることが必要と思います。
